Reguły współpracy

Dla przejrzystości i jakości naszych usług oraz sprawnej współpracy z Twoją firmą, zachęcamy Cię do zapoznania się z kilkoma punktami.

1. Przygotowanie dokumentów dla biura rachunkowego

Wraz z końcem miesiąca możesz spodziewać się telefonu od księgowego obsługującego Twoją firmę – przypomni Ci o konieczności przygotowania odpowiedniej dokumentacji. Dla przejrzystości i wygody możesz podzielić dokumenty na grupy (np. oddzielić te związane z zakupami towarów handlowych, ze sprzedażą, z kosztami, delegacjami, paragonami fiskalnymi, czy bankowymi wyciągami…).

Przygotowane dokumenty powinieneś ułożyć w porządku chronologicznym oraz opatrzyć je datą otrzymania.

Jeśli pod koniec miesiąca, z niezależnych od Ciebie przyczyn, nie dysponujesz wszystkimi dokumentami (np. wyciągami bankowymi, polisami itp.) lub jakieś dokumenty zawieruszyły Ci się w firmie, prosimy o jak najszybsze dostarczenie ich do Biura. Pamiętaj by nie przetrzymywać faktur do daty ich uregulowania.

2. Kolejność przygotowania dokumentów – chronologia przede wszystkim

Chronologiczna kolejność przygotowania dokumentów to tylko pozornie łatwa czynność. Aby sprostać wymogom zawiłych przepisów, zalecamy następujący porządek dokumentacji:

dokumenty sprzedaży układamy według daty sprzedaży
dokumenty zakupu – według daty sprzedaży (operacji gospodarczej)
wyciągi bankowe i kwity kasowe układamy według daty ich wystawienia
pozostałe dokumenty – według daty określonego zdarzenia.

W przypadku zdarzeń długotrwałych przyjmujemy datę otrzymania dokumentu (np. pierwszy dzień trwania umowy ubezpieczenia dla polisy lub ostatni dzień służbowego wyjazdu dla delegacji).
Pamiętaj, że na dokumentach zakupu zawsze należy umieścić datę ich otrzymania.
Podobnie rzecz ma się z procedurą prowadzenia ksiąg rachunkowych. Dokumenty sprzedaży układamy według daty sprzedaży, dokumenty zakupu według daty zakupu (operacji gospodarczej), wyciągi bankowe i kwity kasowe – według daty ich wystawienia, pozostałe zaś dokumenty według daty określonego zdarzenia. W przypadku długotrwałych zdarzeń za datę rozstrzygającą przyjmuje się datę otrzymania dokumentu (np. pierwszy dzień trwania umowy ubezpieczenia dla polisy lub ostatni dzień służbowego wyjazdu dla delegacji).

Od powyższych zasad mogą zdarzać się odstępstwa, które muszą być jednak odpowiednio uregulowane w dokumentacji obejmującej zasady prowadzenia rachunkowości.

3. Dokumentacja – problemy i wątpliwości

Jeśli w dokumentacji Twojej firmy brakuje niektórych faktur, wówczas do czasu ich dostarczenia możesz nam przekazać kopię brakujących dokumentów.
Zadajemy sobie sprawę, że sposób udokumentowania niektórych operacji może się wydawać naszym Klientom niejasny. W takich sytuacjach po prostu skontaktuj się z nami, a odpowiemy na wszystkie Twoje pytania.

Pamiętaj, by wraz z dokumentami dostarczać nam prowadzone przez Twoją firmę ewidencje (np. dane dotyczące korzystania z prywatnego samochodu, czy te związane z utargiem bezrachunkowym itp.).

Jeśli zdarza się, że Twoi klienci nie dostarczają Ci w terminie podpisanych kopii faktur sprzedaży, zalecamy by wystawiać dwie kopie – jedną dla klienta, drugą (roboczą) do naszych celów rozliczenia.

4. Pomożemy sporządzać dokumentację

Zapewne nieraz zdarzyło Ci się stanąć przed koniecznością sporządzenia nietypowego, wcześniej nie potrzebnego twojej firmie dokumentu (od noty korygującej począwszy po fakturę eksportową itp.). Nasze biuro chętnie pomoże Ci wyjść z tej niekomfortowej sytuacji.
Poprosimy wówczas o przekazanie szczegółowych informacji związanych z oczekiwanym typem dokumentu – i gotowe!

5. Dostarczenie dokumentów do biura rachunkowego

Czas dostarczenia dokumentów do księgowania jest bardzo istotny. Im wcześniej je dostarczysz, tym szybciej poznasz wysokość podatków. Wszelkie terminy w tym zakresie określa umowa Twojej firmy z naszym biurem – dlatego też każde ewentualne opóźnienia uzgadniaj wcześniej z Twoim księgowym.

Wszelką dokumentację należy dostarczać do siedziby biura „DIAMAX”. Po odpowiednich uzgodnieniach istnieje jednak możliwość odbioru dokumentacji przez naszego pracownika z siedziby Twojej firmy.

Jeżeli w ciągu miesiąca chciałbyś uzyskać informacje o przychodach, kosztach, czy podatkach Twojej firmy, prosimy, byś posiadane już wówczas faktury przekazał do biura. Sporym ułatwieniem są dla nas dołączone przez Ciebie informacje dotyczące transakcji planowanych lub trwających.
W uzasadnionych przypadkach na dokumenty Twojej firmy oczekujemy do trzech dni po termie wynikającym z umowy. Pamiętaj jednak, że dłuższa zwłoka może wpłynąć na nieterminowe wyliczenie podatków.

6. Obliczanie podatków i składek ZUS

Zawsze po stwierdzeniu jakichkolwiek braków lub wadach w dokumentacji Twojej firmy, niezwłocznie poinformujemy Cię o zaistniałej sytuacji. Prosimy pamiętać, że im wcześniej dostarczysz dokumenty do biura, tym więcej czasu zyskujesz na ich ewentualne korekty i uzupełnienia. Szybciej też poznasz wysokość podatków.

Wszelkie informacje związane z dokumentacją firmy otrzymasz telefonicznie lub pocztą elektroniczną. W Twoim imieniu sporządzimy i złożymy w odpowiednich instytucjach, stosowne deklaracje i zeznania. Ponadto e-mailem prześlemy Ci kwoty podatków i numery kont bankowych Urzędów Skarbowych, do których podatki powinny zostać zapłacone.

7. Obsługa kadrowa i optymalizacja kosztów osobowych

Stałe koszty zatrudnienia pracowników ds. osobowych to przeszłość. Biuro Rachunkowe „DIAMAX” to idealne rozwiązanie obsługi kadrowej Twojej firmy. Pomożemy Ci w zmaganiach nad dokumentacją związaną z zatrudnieniem. Pomożemy sporządzić umowy, zgłosimy Twoich pracowników do ubezpieczenia, sporządzimy świadectwa pracy, będziemy prowadzić akta pracownicze, sporządzimy skierowania na badania okresowe. Przeanalizujemy odprowadzane przez Twój firmę podatki i składki ZUS oraz doradzimy jak nie przepłacać.

Teraz już widzisz, jak wiele czasu zyskasz? Poświęć go firmie, rodzinie lub hobby. Doba nadal ma tylko 24 godziny!

8. Rachuba płac? Zrzuć to na nas!

Biuro „DIAMAX” przejmie także obliczanie wynagrodzeń – zarówno tych pracowniczych, jak i tych należnych zleceniobiorcom Twojej firmy. Księgowy przygotuje listę wynagrodzeń w oparciu o dostarczone dane. Pamiętaj, by informować biuro o wszelkich zmianach na liście – także tych związanych z terminami wypłaty.

Druki przelewów na podatki i składki ZUS otrzymasz od nas pocztą elektroniczną.

9. Odbiór zaksięgowanych dokumentów? To prostsze niż myślisz!

Jeśli zaksięgowane dokumenty nie są Ci pilnie potrzebne, możesz je odebrać podczas kolejnej, comiesięcznej wizyty w naszym biurze.

Prawda, że to wygodne? W Biurze Rachunkowym „DIAMAX” gościsz tylko raz w miesiącu, podczas gdy w ZUS-ie i Urzędzie Skarbowym nie musisz się zjawiać w ogóle!

10. Dbałość o porządek w dokumentach księgowych – to się wie!

Dbając o solidność dokumentów księgowych, pilnujemy, by wszelkie nieścisłości i braki były uzupełniane na bieżąco oraz by w dokumentacji nie zabrakło ani jednego podpisu.

11. Ekonomiczna analiza działalności – jeśli tylko sobie życzysz…

Jeśli zastanawia Cię kondycja Twojej firmy, Biuro Rachunkowe „DIAMAX” dokona dla Ciebie analizę jej wyników ekonomicznych. Przyjrzymy się opłacalności przedsięwzięć, transakcjom, zyskom osiąganym w określonych grupach towarów i usług, przeanalizujemy strukturę kosztów. Jeśli uznamy, że zaistnieje potrzeba dodatkowego opisu dokumentacji niezbędnej do uzyskania analiz, niezwłocznie Cię o tym poinformujemy.

12. Jesteśmy na bieżąco ze zmianami i nowościami w przepisach – Ty nie musisz!

Świadomi nieustannych zmian w obrębie regulacji prawnych, dbamy by przekazywać Ci te istotne dla Ciebie w taki sposób, by były przejrzyste i zrozumiałe. Jeśli masz pytania lub wątpliwości związane z obowiązującym kształtem przepisów, zawsze pozostajemy do Twojej dyspozycji, rozwiejemy wszelkie wątpliwości, odpowiemy na nurtujące pytania.

13. Planowanie podatkowe pozwala oszczędzać – zostaw to nam…

Jeżeli w ciągu miesiąca oczekujesz informacji o przychodach, kosztach, czy podatkach Twojej firmy, prosimy, by posiadane już wówczas faktury przekazać do biura. Ponadto sugerujemy dołączenie informacji dotyczących trwających i planowanych transakcji. Usługę tę polecamy szczególnie tym klientom, którzy przychody uzyskują nieregularnie i w związku z tym obawiają się obowiązku opłacenia niespodziewanie wysokich podatków.

W trosce o najwyższą jakość świadczonych przez nas usług, pragniemy zachęcić Cię, by informować księgowego o zamierzeniach Twojej firmy. Podobne informacje pozwalają na dokonanie zmian w kolejności lub formach transakcji, co może zaowocować realnymi oszczędnościami podatkowymi.

14. Zeznanie roczne gratis

Za wypełnienie Twojego rocznego rozliczenia PIT (jako właściciela firmy, jak i wspólnika spółki osobowej – w tym wraz ze współmałżonkiem), u nas nie zapłacisz ani grosza. Zasada ta obowiązuje także wobec zeznania rocznego pracownika, którego rozlicza pracodawca, czyli Twoja firma (PIT-40).